Ett protokoll från ett digitalt möte blir till i tre steg: spela in mötet, transkribera inspelningen och plocka ut beslut och uppgifter. Teams och Google Meet kan transkribera själva, om din licens och din IT-avdelning tillåter det. Zoom kan det också, men bara med ett betalkonto och molninspelning (läget i oktober 2026). Annars, eller om du vill ha en text med uppdelade talare, laddar du upp inspelningen på Transkription. Här går vi igenom, verktyg för verktyg, var du hittar inspelningen och vad du gör med den.

Innan du spelar in

Berätta för deltagarna i början att du spelar in och vad du ska använda inspelningen till. Zoom, Teams och Meet visar ett meddelande när inspelningen startar, men det ersätter inte att fråga. I ett företag lönar det sig också att kolla de interna reglerna, och finns det ett fackligt samarbete kan det vara aktuellt att informera eller förhandla om inspelningar. I Sverige får du som regel spela in ett möte som du själv deltar i, men att i hemlighet spela in samtal du inte är med i kan vara olovlig avlyssning, och att sprida en inspelning kan strida mot den personliga integriteten.

Zoom

Inspelning på datorn finns med varje Zoom-konto, även det gratis (Zooms hjälp).

  1. Klicka på Spela in längst ned i fönstret under mötet („Record” i det engelska gränssnittet). Om molninspelning är aktiv i ditt konto väljer du inspelning på den här datorn.
  2. Efter mötet konverterar Zoom inspelningen, och det kan ta en stund.
  3. Filerna hamnar som standard i mappen ”Zoom” bland dina dokument.

Där finns en MP4-video och en M4A-ljudfil. För transkriberingen räcker M4A-filen: det är samma ljud i en mycket mindre fil, så den laddas upp snabbare.

Med ett betalkonto kan du också spela in i molnet. Då erbjuder Zoom en ljudtranskribering, och du får kontrollera i Zooms lista över språk som stöds att svenska finns med. Villkoret är ett Pro-, Business-, Education- eller Enterprise-konto med molninspelning och ljudtranskribering påslagna (Zooms hjälp).

Microsoft Teams

För att spela in ett Teams-möte behöver du en lämplig licens för arbete eller skola, och din IT-administratör måste ha tillåtit inspelning. Gäster och personer från en annan organisation kan inte starta den (Microsoft).

  1. Välj Fler åtgärder i mötesreglagen och sedan Spela in och transkribera.
  2. Ange det talade språket (svenska) och vad som ska spelas in; Endast ljud går bra om ljudet räcker.
  3. Klicka på Bekräfta.
  4. Efter mötet visas inspelningen i mötets chatt. Den ligger i OneDrive hos mötesorganisatören.
  5. Som standard får bara organisatören och medorganisatörerna ladda ner den. Är du ingen av dem ber du om filen.

Inspelningar kan gå ut efter en tid som administratören bestämmer. Spara därför det du behöver i god tid.

När inspelningen startar börjar också Teams transkribera, och ”Svenska (Sverige)” finns bland de språk som stöds (Microsoft). Organisatören och medorganisatörerna får vanligtvis transkriberingen som .docx eller .vtt. Fungerar det hos dig behöver du kanske inget annat verktyg.

Google Meet

Inte alla konton kan spela in: du behöver ett lämpligt Google Workspace-paket (till exempel Business Standard, Business Plus eller Enterprise) eller en Google One-prenumeration med minst 2 TB, och din administratör måste ha aktiverat funktionen. Med ett gratis Gmail-konto går det inte (Googles hjälp).

  1. Klicka på datorn under mötet på Mötesverktyg nere till höger och sedan på Inspelning.
  2. Klicka på Spela in video och i fönstret som öppnas på Starta.
  3. Inspelningen hamnar i organisatörens Google Drive, i mappen ”Meet Recordings”, med en undermapp per möte. Organisatören och den som startade får länken via e-post, och den finns också i kalenderhändelsen.
  4. Ladda ner videon från Drive.

Meet har också en egen transkribering (Mötesverktyg, sedan Transkribering, sedan starta den). Den finns bara i vissa Workspace-paket, och du får kontrollera i Googles hjälp att svenska finns bland språken som stöds (Googles hjälp).

Ett möte i ett rum

Vid ett möte på plats eller ett blandat möte lägger du mobilen mitt på bordet, mellan personerna, och spelar in med Röstmemon eller en valfri inspelare. För vägen på iPhone, läs artikeln Röstmemo på iPhone till text.

Transkriberingen

  1. Öppna transkription.se och ladda upp filen: M4A-filen från Zoom eller videon från Teams eller Meet. Ett tvåtimmarsmöte laddar du upp i ett stycke; webbläsaren delar upp det själv.
  2. Texten visas med uppdelade talare: Talare 1, Talare 2 och så vidare. Namn känner sidan inte till, de byter du själv ut.
  3. Kopiera lägger texten med talarangivelserna i urklipp, Ladda ner ger dig en .txt-fil. För ett möte som du delar vidare (till exempel ett webbinarium) kan du också få undertexter som .srt eller .vtt.

Utan konto transkriberas bara de första 30 minuterna, så ett möte på en timme klipps av i mitten. För hela mötet loggar du in med Google eller Apple. Fram till januari 2027 är Pro gratis för alla, med 10 timmars transkribering i månaden och utan kort (Priser).

Det finns varken livetranskribering eller någon bot som går med i mötet: Transkription bearbetar inspelningen när mötet är över.

Från transkribering till protokoll

I Mina anteckningar kan du importera inspelningen direkt i en anteckning (”Importera inspelning” i anteckningens meny), och transkriberingen dyker upp där. Öppna sedan ”Fråga AI”: snabbvalen erbjuder ”Sammanfatta” och ”Uppgifter och överenskommelser”, och du kan också skriva en egen instruktion. Till exempel:

Det här är transkriberingen av ett möte. Talare 1 är Elin Lindström, talare 2 är Marcus Andersson. Skriv ett protokoll med: deltagare, diskuterade punkter i några rader, beslut, uppgifter (vem, vad, till när), öppna frågor. Skriv bara det som sades; om något är oklart, markera det med ett frågetecken.

AI:n visar först den nya versionen, med ändringarna markerade. Sedan bestämmer du om du vill ersätta anteckningen, skapa en ny anteckning eller lägga sammanfattningen sist. För att svara skickas anteckningen och dess transkriberingar till Google Gemini.

Kontrollera alltid resultatet mot transkriberingen. AI:n kan blanda ihop vem som åtog sig vad, och siffror och datum bör du läsa i texten. Innan du lägger ett konfidentiellt möte i ett AI-verktyg bör du dessutom ta reda på vad ditt företag tillåter.

Om du hellre skriver protokollet själv klarar sig en användbar mall på några rader:

  • Datum, tid och verktyg (Zoom, Teams, Meet)
  • Deltagare
  • Dagordningspunkter
  • Beslut
  • Uppgifter: vem gör vad till när
  • Öppna frågor och tid för nästa möte

Ett beslutsprotokoll noterar bara vad som beslutades och vem som ska göra vad. Ett diskussionsprotokoll återger dessutom hur diskussionen gick. För de flesta teammöten räcker beslutsprotokollet, och transkriberingen ger dig underlag för båda varianterna.

Har protokollet rättslig betydelse (årsmöte, bolagsstämma, styrelsemöte) styrs formen av de regler som gäller för organet, till exempel stadgar eller bolagsordning. Transkriberingen är ett bra underlag men ersätter inte protokollet.

Vart inspelningen går

Taligenkänningen sköts av ElevenLabs (USA). Där tas inspelningen emot bara för bearbetning. Filen som du laddar upp på startsidan sparar vi inte. I Mina anteckningar finns inspelningen och transkriberingen kvar i ditt konto tills du raderar dem. Detaljerna står i integritetspolicyn.